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浙江大华的报销成本管控法
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  为应对报销过程中各种各样的问题,浙江大华采用信息化的方法,将工作日志、信用卡、网银、商旅平台、HR、CRM、ERP等系统集约化,实现报销透明化和自动化,达到企业在成本管控中开源节流的目标。


  ■文/齐道


  报销,手续烦!


  报销,核对乱!


  报销,程序慢!


  报销成本是企业十分头痛的事情,特别是在报销环节上,各种灰色利益链错综复杂,虚假发票泛滥,业已成为抬高企业成本,吞噬利润的重灾区之一。


  员工报销一笔费用耗时耗力,管理层在进行费用审批时无法实时得知相关费用预算的支出情况,报销管理效率并不高。怎样简化报销环节,减轻财务人员工作量,提高员工满意度,也是企业高管十分关注的问题。


  随着中国业务快速发展,企业在差旅、市场、应酬等费用支出节节攀升,原始方式难以应对自如,容易造成预算和实际支出不符,增加了资金风险。要破解这样的难题,需要快捷有效的报销模式支撑企业管理。


  浙江大华,在应对报销难题中采取了信息智能化的方式,化困难于无形。


  起步,试水智能化


  2005年,魏美钟从一个外企转到浙江大华就职财务总监。


  渐渐地,魏美钟发现每到月末,财务部总是挤满前来报销的业务人员。与外企井井有序的报销流程不同,内资企业习惯于按费用类别分类报销,仅仅是人工管理不足以解决杂乱的报销难题。


  不过,并非没有应对的方法。如今发达的信息化手段,为魏美钟提供了新思路,他选用了一家的费用报销软件,在公司实现了分类网上报销模式,很大程度上解决了原来手工报销带来的不便,大大提高了公司费用报销效率。


  浙江大华是一家快速成长的高科技企业,同样,员工人数也呈现出快速增长趋势,2009年员工人数已突破1500人。特别是销售人员的增长,对费用报销管理的挑战越来越大,原来的报销系统不符合公司发展的需要,又落后了。


  魏美钟是会计出身,同时分管财务、人力资源等部门工作,对企业的成本核算非常敏感,寻求一套支持流水报销的集成费用报销系统迫在眉睫。


  由于市场上没有现成的系统供选择,魏美钟要求公司IT部与ERP供应商商谈,让ERP供应商在ERP升级开发中加入浙江大华需求的报销系统。尽管ERP厂商很认同浙江大华的需求合理性,但由于费用报销系统并不是ERP厂商关注的重点,因而未能纳入新版开发议程。


  “一个产品,一个软件,能有70%以上功能能满足我们的要求就不错了。其他的怎么办?就要通过再次开发来解决。”浙江大华技术股份有限公司IT部总经理邓立新如是说。为此,浙江大华内部提出了自行改造开发智能报销系统,由公司自主开发和实施系统改造。


  攻关,流程集约化


  浙江大华先是确定项目目标和实施原则。如表1所示。


  确定了方向之后,浙江大华就按部就班就开展报销系统的攻关了。


  项目实施中遇到最大的困难为外部的困难和内部困难。


  外部困难主要集中要怎样说服银行开发一套符合公司需求的信用卡产品。


  浙江大华主办行是建设银行(601939,股吧),而建设银行当时没有同类配套的信用卡产品,且银行不同意将员工信用卡数据传送到公司报销系统,理由是信用卡属于私人所有,银行有保密职责,不得外泄私人信息。为此,项目小组向建行提出了切实的建议:即每位员工在办理信用卡同时,还签署一份申明书,申明书同意主办行将自己的信用卡数据传送到浙江大华的费用报销系统,最终,主办行通过与其省行相关部门沟通,同意了项目小组提出的解决方案。银行的变通做法,也是一个不小的创新!


  再者,浙江大华与携程签约合作,员工在携程的机票信息,携程每天定时发送相关资料到浙江大华的报销系统,两方信息自动进行比对,确定信息准确性。


  内部困难主要集中在怎样开发一套符合公司当前需求且又要具有前瞻性的软件平台及怎样改变员工现有的费用报销习惯。


  首先,开发一套符合需求的软件平台是一个不小的挑战。


  与所有的软件开发程序一样,本项目自主开发的网上费用报销管理平台,也是经历规划、需求调研分析、设计、开发、测试、实施、完善等过程。在这系列过程中,难免会碰到许多困难,例如实际的报销流程中,既存在按行政组织结构层层审批的情况,也存在按项目方式的报销和特殊人员报销的情况,报销过程中还存在着会签、加签等各种审批要求,存在着根据费用类型、人员级别、金额大小等动态决定流程走向等情况,开发团队通过灵活的工作流程引擎、引入虚拟组织结构等方式,一一解决。与银行系统接口、商旅平台接口、各业务系统的集成也是难点,开发小组通过定时交换文件、数据库事务复制、Web Service调用等多种方式实现各种特定情况的数据交换。


  其次,改变员工的费用报销习惯也是一道难题。


  例如,项目实施过程中,也许是出于消费习惯或另有灰色目的,许多员工就不愿意办信用卡,因为他们感觉到办了信用卡,公司会要求其利用信用卡透支而取消公务借款。为此,项目实施小组决定采取分布实施的方法。


  第一步的目标只是实现费用报销上线,不强制业务人员办理银行信用卡,也不强制公务消费刷卡,更不改变现有公务消费的借款制度,但对于新入职的销售部门员工,则在入职时就一次性办好工资卡及对应的信用卡,这样就保证了不办卡的人员不增加只减少,并且在项目实施通知中申明这一点,让员工放心的去用系统。


  第二步则是在第一步完成的基础上且运行一段时间后,由业务部门与财务部门联合发文,明确取消公务消费借款,并要求未办理信用卡的业务人员务必在规定时间办理,这样的话,由于公务借款额度取消,就意味着业务人员公务消费时若不刷卡,在费用报销成功前,得自己垫支公务消费款。


  第三步则是在第二步实现的基础上,由业务部门和人力资源部门发文,明确业务员的KPI中将增加刷卡率考核指标,明确业务员的公务消费刷卡率将影响到其个人KPI,同时,由财务部门发文,明确财务对现金消费的审核将严于刷卡消费,相应现金消费报销的审核周期就长于刷卡消费。


  有了上述三步,浙江大华的报销系统慢慢实现了流程化(如图一),最终实现收紧钱袋的总目标。


  但还是有些客观的困难无法解决。例如,流水报销最大的特点就是一张单据必需应对一个事件,这种做法对于能够银行刷卡的消费来说,是很简单,但对于不能刷卡消费的的士票来说,由于每一张票都得写明行程,这对于销售人员来说,维护工作量很大也一时很难适应。当然,财务部门提出在没有手段解决这个困难之前,业务部门能够恢复原来出租车费报销规定上限的做法,只要不超标,财务审核就一切从简。


  应用,成本管控化


  浙江大华通过这套费用报销解决方案的实施,实现报销系统管理平台与银行信用卡系统、电子银行支付系统(银行现金管理平台)、携程商旅平台、HR、CRM、ERP等系统的有效集成,彻底实现费用报销管理全程的自动化。从信用卡系统和商旅平台自动采集报销数据到报销人网上维护报销数据、从走报销审批流程到将报销款转帐报销人的工资卡、从完成报销转帐到生成会计支付凭证、从报销人收到报销款的短信通知到信用卡自动从工资卡扣款、从携程预定机票代垫机票款到公司支付携程机票款、从业务员在CRM填制工作日志到日志信息自动传送到对应报销单据日志栏、从HR系统维护组织架构及人员变动到报销系统协同变动……实现了全程自动化(如图二)。


  浙江大华的智能报销系统在2010年初完成需求调研,开始开发;2010年中完成开发开始试运行,2011年开始全面使用。


  现在在浙江大华,员工每天填写工作流程单,工作流程单经过领导签字,系统识别后,自动变化为财务系统里的流水账。


  浙江大华核对携程每天定时发送到浙江大华的报销系统。与之类似,建行每天将浙江大华员工的专用信用卡信息提供给浙江大华的系统,员工建行信用卡的消费记录也会与流水账对比,相关数据对比核实无误,次日,财务会直接将钱转帐到员工的建行卡中,资金流和信息流的循环就此结束。


  所以,工作流程单是浙江大华员工报销的基础数据,有时间和开销金额,而建行、和携程提供核实的数据,以此来提高报销的效率,减少了员工对公司预借资金的需求。


  而每级领导的审批处理时限为1天,超过1天,系统就会发邮件到领导邮箱,通知领导有超时未审批事项,而领导点击邮件中的链接网址,就能够链接到报销系统审批界面,领导能直接完成审批动作,领导在审批过程中,还能够看到从CRM链接到报销单界面的业务员对应的工作日志,领导审批后,报销数据传送到财务部门,而财务部门会关联收到的费用单据进行审核,审核完成后,财务部即刻发到网上银行,资金管理人员在网银完成转账审批手续后,报销款便转帐到员工账户。


  随着时间的推移,这套网上报销的智能系统不断升级,加入手机审批程序,让各部门主管能够及时完成审批,保障报销流程的高效。


  “要知道,做这样的系统,必须在技术能力和潜力与当今的环境现实之间找联系,只要能发现其中结合的甜蜜点,终会有突破原有框架的新思路。”魏美钟说。


  推广,社会效益化


  浙江大华智能报销系统项目的实施成功,无论是对浙江大华股份(002236,股吧)还是对社会都将产生积极的影响。通过实施这个项目,浙江大华股份当年节约了差旅借款400多万元,从而节约利息支出30多万元,大幅提高了费用会计和出纳的工作效率,从而节约人工成本40多万元。此外,在提高员工差旅便捷度及工作效率、提高管理者的费用审批便捷度及效率、提高员工满意度、提高费用报销的内控水平、降低费用报销舞弊等领域都产生了难以估量的潜在效益。且这些直接的、间接的、潜在的效益是持续的,特别是随着公司规模不断扩大,效益将越来越明显。


  如图三所示,项目所推行的模式实施成功有着巨大的推广价值,若能广泛应用于企业界,将会创造巨大的社会效益。


  由此看出,浙江大华自创的智能报销系统,报销效率提高了,成本降低了,企业效益增加了,还产生了社会效益,真谓一举多得。 


人大总裁班教务处整理

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