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超级成功的远程团队的四个极端习惯
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为了让虚拟办公室运转良好,你可能需要使用一些极端的手段。这些公司就这样做了——而且获得了不错的效果。

你是否拥有在不同地点工作的员工?你是否拥有在家办公的员工?

非常好——但是你如何才能确保分散的员工能够聚合在一起变成一个了不起的团队呢?

下面是Walter Chen的博客文章,他是iDoneThis的共同创始人,iDoneThis是一款能够帮助人们分享自己完成工作的管理工具。(下面是我的一篇关于essential online tools的博客,其中包含了对iDoneThis的描述。)

下面是Walter:

分散办公和我们已经社会化的工作方式完全不同:在传统的方式中,我们到办公室上班,我们在冷水机前简短交谈,我们聚在会议室里开会……这是我们熟悉的方式。

如果没有对布局、家具和环境的想法,你就无法建起一个物理的办公室。虚拟办公室没有这些传统元素并不意味着不用进行构思。

这就是为什么成功的团队们不仅仅承认分布式团队存在着挑战,还能够很好地应对这些挑战,他们采取一些极端的措施来确保团队成功。

要想让虚拟办公室运转良好,你就需要采取一些极端的手段、发明一些新的方法帮助大家一起工作:

1.    和你的团队分享关于你的一切。

你的员工可能不知道他们的同事做了多少工作,睡了多久或者采取了那些方法来提高自己。但是这些信息正是他们每天在Buffer交流的细节,这是一个社交媒体市场营销创业公司,这家公司的团队成员遍布世界各地。

当你和你的团队成员在同一个地点的时候,你会得到关于你的队友的、多到难以置信的信息财富。虽然这些细节看似多余或者琐碎,但是这些丰富的信息却滋生了团队成员之间的信任。

分布式的团队没有这样的环境,这也就是为什么Buffer用了这样一种深思熟虑的方式来确保它的团队成员拥有共同的环境。极端的透明是他们公司的基本价值。Buffer的每个员工都会得到一个Jawbone UP腕带,记录他们的睡眠情况,记录他们是否走了足够多的路,更重要的是,所有这些信息都会在团队里公开。

他们还使用了我们的生产应用——iDoneThis。在Buffer的每一个人,包括高级管理团队中的成员都会记录下他们做了什么,他们正在做什么以及他们能如何提高——还有他们每天都在这样做。

2.    打开你的摄像头——并且让它整天都开着。

拍拍某个人的肩膀,然后随便说说话很容易,可是主动发起和你的同事的Skype通话似乎像是一种入侵。这种感觉上的差别是如此巨大,所以我个人从来没有在未经安排会议的情况下用Skype联系别人。

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而且即便有了事先的安排,这样的联系也是一种滋扰,这经常意味着我让和同事之间虚拟会面的机会溜走了。

当Foursquare在旧金山开办第一个纽约之外的办公室的时候,他们主动地采取了强硬的方式来解决这一问题,确保他们在海岸两侧的团队能够保持联系。他们吸收了典型的电视会议的想法,并且创造了一种非常规的应用方式,创造了他们称之为“门户”的方式。

虽然绝大部分电视会议是根据预先安排好的计划在不同的会议室中进行的,Foursquare团队还是定制了“门户”作为视频会议系统,这个系统永远开着,而且是在主要的工作区域,而不是在很少使用的房间里。

你可以走到旧金山的“门户”前,向你在纽约的同事挥手问早上好,然后开始自发的谈话。每天在“门户”前的沟通绕过了呼叫设置、连接和挂断之后的重新连接以及等候其他参加者等繁琐的过程。

对于那些没有Foursquare规模预算的分布式团队来说,还可以选择Sqwiggle,这是一个永远在线的视频聊天系统,让你的团队成员能够看到你穿着睡衣的样子。Sqwiggle和“门户”的工作方式非常相似,不同仅在于它只使用你的摄像头和监视器,而不是价值数千美元的思科的视频会议设备。

3.    每天早上3点钟起床。我是认真的。

如果你身处不同的时区,当你工作的时候你的团队成员在睡觉,那么一个原本只需要几分钟就能解决的问题就有可能要花上整整两天。项目进度落后于计划,但是更糟糕的是小的挫折和坎坷可能会不断累积,对士气造成巨大的损害。

Qualtrics,是一家快速成长的分析企业,这家公司专注于解决这个问题——但是解决的方案需要每个员工从每天早上3点起床开始工作,为期一年:他们和他们欧洲的客户保持时间上的同步,完全和他们同步工作。

想象一下将这个想法推销给你的团队。

Qualtrics用这种极端的方法确保他们能够和客户同步工作,并且实时地解决问题,而不是让时区的阻隔把问题毫无进展地从一天拖到下一天。

而且,因为时区同步的第二大难题是时区计算(时区同步的第一大难题是你要在深更半夜开始工作)Every Time Zone是一个非常宝贵的工具,能够以可视化的方式提供本地时间和世界各地的时间。

4.    大量的沟通,大量的沟通,更大量的沟通。

当你和虚拟团队共事的时候,你就失去了生命中和人沟通的部分:面对面的交谈。没有面对面的接触,沟通通常会变得令人疲惫、效率低下,更糟糕的是会让人觉得孤独而且与世隔绝。

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社交媒体教育公司LKR Social Media的创始人Laura Roeder拥有一个分布式的团队,她在如何进行分布式团队沟通上有自己独特的看法,并且坚持执行自己的一种非常极端的政策。

当一个团队进行虚拟工作的时候,它就失去了共享物理空间带来的能量。所以技术就取而代之成为了共享的空间。就像一家公司可能会有一个办公区域、一个厨房、一个会议室和一个休息区域一样——各种物理区域促进员工之间不同类型的互动——虚拟的团队也必须使用各种不同的沟通渠道技术。

一些公司只使用电子邮件,和这些公司不同,LKR Social Media使用的沟通工具是它们的六倍之多。他们使用Yammer进行茶水间的交谈,iDoneThis保持每个人都在工作状态,用Google Hangout来召开视频会议,用Skype进行点对点的通话,用PB Works作为内部的Wiki工具,用Wrike管理项目的结构化沟通。
 

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